Tema: Documento Equivalente Electrónico – Extracto
Fecha: 13 de agosto de 2025
Referencia: Concepto DIAN 700 [006038] de 2025
Elaborado por: RIO CONSULTORES
1. Contexto Normativo
La DIAN, mediante el Concepto 700 [006038] de 2025, precisó el alcance y las condiciones para la expedición del Documento Equivalente Electrónico – Extracto, conforme a lo previsto en:
- Art. 612-2 del Estatuto Tributario
- Arts. 1.6.1.4.3, 1.6.1.4.6 y 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016
- Art. 29 de la Resolución DIAN 000165 de 2023
- Concepto Unificado de Obligación de facturar y sistema de factura electrónica No. 106 de 2022
2. Sujetos habilitados para expedir el extracto
Según el numeral 4 del art. 1.6.1.4.6 del Decreto 1625 de 2016, pueden expedir el documento equivalente electrónico “extracto” únicamente:
- Sociedades fiduciarias
- Fondos de inversión colectiva
- Fondos de capital privado
- Fondos de inversión extranjera
- Fondos mutuos de inversión
- Fondos de valores
- Fondos de pensiones y cesantías
- Cajas de compensación (operaciones de financiamiento)
- Entidades del Estado que realicen dichas operaciones
Condición: Solo por ingresos derivados de depósitos y demás recursos captados del público.
3. Diferenciación frente a otros sujetos
- Bancos: No están obligados a facturar (Art. 612 E.T. y Art. 1.6.1.4.3 D. 1625/2016), por lo que no pueden expedir extracto como documento equivalente.
- Sin embargo, sí pueden generar extracto como documento soporte para efectos de costos, deducciones e impuestos descontables, cumpliendo el parágrafo 1 del Art. 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016 y requisitos del Art. 771-2 E.T.
4. Momento de generación
De acuerdo con el Art. 29 de la Resolución DIAN 000165 de 2023, el extracto debe generarse en el momento en que surja la obligación de facturar, es decir, cuando se realice la operación generadora del ingreso sujeto a este documento.
5. Comparación con otras disposiciones
- Resolución DIAN 000042 de 2020: También regula el “extracto” como documento equivalente, restringiendo su expedición a los mismos sujetos habilitados.
- Concepto DIAN 106 de 2022: Ratifica que solo los sujetos expresamente señalados en la norma pueden generar extracto como documento soporte o equivalente, dependiendo de su calidad de obligados a facturar.
- Art. 771-2 E.T.: Dispone que los documentos equivalentes o soportes deben cumplir requisitos específicos para ser válidos como prueba de costos, deducciones o impuestos descontables.
6. Impacto para las empresas
- Entidades autorizadas: Deben asegurarse de cumplir el procedimiento de habilitación y generar el extracto en el momento oportuno para no incurrir en sanciones por facturación.
- Entidades no autorizadas (ej. bancos): No pueden usar el extracto como documento equivalente, pero sí como documento soporte, observando las formalidades legales.
- Clientes: El extracto emitido por un sujeto no autorizado no tendrá validez como documento equivalente para efectos fiscales.
Conclusión y Recomendación – RIO CONSULTORES
El Concepto 700 de 2025 reafirma que el Documento Equivalente Electrónico – Extracto es de uso restringido a los sujetos expresamente señalados en la normativa, y solo para operaciones específicas.
Para evitar riesgos fiscales:
- Verificar que su entidad está dentro de los sujetos habilitados antes de expedir extractos como documento equivalente.
- Implementar controles en los sistemas de facturación para generar el extracto únicamente cuando se cumplan las condiciones legales.
- Capacitar al personal contable y de facturación sobre la diferencia entre “documento equivalente” y “documento soporte” y sus efectos tributarios.
- Auditar periódicamente la correcta expedición y conservación de los extractos, como parte de la gestión de cumplimiento tributario.
Área de Impuestos
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