BOLETÍN TRIBUTARIO – RIO CONSULTORES
Generación del Documento Soporte en Adquisiciones a Sujetos No Obligados a Facturar – Concepto DIAN 636 de 2025.
Fecha: 11 de Junio de 2025
Resumen ejecutivo
La DIAN expidió el Concepto 636 de 2025, adicionando el Concepto Unificado 0106 de 2022, respecto a la oportunidad de generación del documento soporte en adquisiciones realizadas a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente. El nuevo criterio aclara que, aunque ya no se exige coincidencia entre la fecha de operación y de generación del documento, debe respetarse la periodicidad definida en la Resolución 000167 de 2021.
Análisis Técnico:
El Concepto 636 de 2025 emitido por la DIAN constituye una adición al Concepto Unificado No. 0106 de 2022 y se enfoca en la oportunidad para la generación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, conforme al marco del Sistema de Facturación Electrónica. artículos del Decreto 1625 de 2016 (DUR Tributario), incluyendo los artículos 1.2.4.4.1, 1.2.4.6.7 al 1.2.4.6.9, 1.2.4.9.1, 1.2.4.10.8, 1.2.6.8 y se adiciona parágrafo al 1.2.4.2.83.
1. Flexibilidad introducida por el Decreto 442 de 2023: El artículo 7 del Decreto 442 de 2023 modificó el numeral 2 del artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016, eliminando la exigencia de que la fecha de la operación coincida con la fecha de generación del documento soporte. Esta modificación introduce una mayor flexibilidad operativa al contribuyente, permitiendo la generación del documento con posterioridad a la fecha en la que se realizó efectivamente la transacción.
2. Persistencia de la exigencia de oportunidad según la Resolución 000167 de 2021 Pese a lo anterior, el artículo 2 de la Resolución 000167 de 2021 —norma que se mantiene vigente y no ha sido modificada— establece con claridad que el documento soporte debe generarse y transmitirse electrónicamente de acuerdo con las siguientes modalidades:
- Por cada operación individual realizada con sujetos no obligados a facturar, o
- Por operaciones acumuladas semanalmente con un mismo proveedor.
Esta precisión normativa fue reiterada por la DIAN en el Oficio 002116 de 2024, en el cual se advierte que mientras no se expida una norma que modifique la periodicidad vigente, los contribuyentes deben ceñirse al régimen actual.
3. Limitación técnica y probatoria del documento soporte La Subdirección de Normativa y Doctrina de la DIAN reitera que la naturaleza del documento soporte no es meramente formal, sino sustancial, ya que constituye uno de los principales elementos probatorios para efectos de acreditar costos, deducciones e impuestos descontables en las declaraciones tributarias. En consecuencia, una generación fuera del término previsto —más allá de la semana calendario desde la primera operación acumulada— podría derivar en la pérdida del derecho a la procedencia de estos beneficios fiscales, por incumplimiento de los requisitos de oportunidad.
4. Carácter informático del procedimiento y consecuencias de su omisión Cabe destacar que la generación del documento soporte hace parte de un procedimiento técnico-regulado, no facultativo, y que su omisión o realización extemporánea puede constituir una infracción tributaria sancionable, además de comprometer la validez de las deducciones fiscales pretendidas. Esta interpretación también encuentra respaldo en el Concepto Unificado 0106 de 2022, donde se enfatiza la obligatoriedad de cumplir con las condiciones técnicas y de tiempo establecidas en las disposiciones reglamentarias vigentes.
5. Actualización Normativa:
- Normas implicadas: Decreto 442 de 2023, Resolución 000167 de 2021, Decreto 1742 de 2020.
- Doctrina relacionada: Oficio 002116 de 2024.
- Impacto: Se refuerza la importancia de respetar la periodicidad semanal en operaciones con proveedores no obligados a facturar, a pesar de la eliminación del requisito de coincidencia entre fechas.
Recomendaciones profesionales
- Ajustar los sistemas contables y procedimientos internos para garantizar la generación y transmisión del documento soporte dentro del término semanal.
- Implementar controles sobre operaciones recurrentes con proveedores no obligados a facturar, evitando acumulaciones fuera del plazo legal.
- Evaluar las políticas internas de reconocimiento de costos y deducciones, alineándolas con la nueva interpretación de la DIAN.
Conclusión Técnica
Desde RIO CONSULTORES reiteramos que el cumplimiento técnico y oportuno en la generación del documento soporte es indispensable para la validez fiscal de los costos y deducciones. Las empresas deben comprender que la eliminación de la coincidencia de fechas no implica libertad plena en los plazos de generación. Recomendamos fortalecer el monitoreo de estas operaciones e incorporar validaciones automatizadas que garanticen su cumplimiento dentro de los siete días calendario permitidos.
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