Validez Fiscal de los Tiquetes POS en Colombia
Fecha: 31 de Marzo de 2025
Fuente: Evolución normativa y validez del Documento Equivalente Electrónico POS como soporte fiscal
Contexto Normativo Actual
En Colombia, la regulación sobre la utilización de tiquetes generados por sistemas de Punto de Venta (POS) como soporte fiscal ha experimentado cambios sustanciales en los últimos años. Estos cambios buscan fortalecer el control tributario, garantizar la trazabilidad de las operaciones y modernizar los sistemas de facturación de los contribuyentes.
– Documento Equivalente Electrónico POS
De conformidad con la Resolución 000165 de 2023 expedida por la DIAN, los contribuyentes que utilizan sistemas POS están obligados a implementar el Documento Equivalente Electrónico POS. Este documento:
- Sustituye al tradicional tiquete POS para efectos fiscales.
- Debe ser validado previamente por la DIAN.
- Solo será aceptado como soporte de impuestos descontables de IVA y de costos y deducciones en el Impuesto sobre la Renta, si se identifica plenamente al comprador (nombre o razón social y número de identificación o NIT).
Referencia normativa:
- Resolución DIAN 000165 de 2023
- Artículo 616-1 del Estatuto Tributario]
Límites Económicos
Una diferencia clave entre el tiquete POS tradicional y el nuevo Documento Equivalente Electrónico POS es el límite en el valor de la operación:
- Tiquete POS tradicional: solo era válido para operaciones que no superaran las 5 UVT (para 2025, $248.995 COP).
- Documento Equivalente Electrónico POS: no tiene límite de valor, por lo que puede respaldar transacciones de cualquier monto, siempre que cumpla con los requisitos exigidos.
Este cambio elimina barreras operativas y fortalece la formalización tributaria de operaciones de alto valor en comercios minoristas, restaurantes, almacenes y similares.
Validez de Tiquetes POS Tradicionales – Régimen de Transición
De acuerdo con el Decreto 358 de 2020 y la Resolución 000042 de 2020, los tiquetes POS tradicionales dejaron de ser válidos como soporte de IVA descontable, costos y deducciones desde el 1 de noviembre de 2020.
Desde esa fecha, únicamente los documentos electrónicos, incluyendo el Documento Equivalente Electrónico POS, cumplen con las condiciones formales exigidas por la normatividad tributaria para respaldar deducciones y descuentos fiscales.
Implicaciones para el Control Fiscal y Auditorías
- Cumplimiento Normativo
La adopción del Documento Equivalente Electrónico POS permite a las empresas cumplir con las exigencias del sistema de facturación electrónica, mejorando:
- La transparencia de las operaciones comerciales.
- La trazabilidad de los ingresos.
- La confiabilidad ante auditorías internas, revisiones por parte de la DIAN o entes de control fiscal.
Requisito clave: Identificación del Comprador
Para que los costos y deducciones sean aceptados como válidos en la declaración de renta o como IVA descontable, es imprescindible que el Documento Equivalente Electrónico POS incluya la identificación del adquirente. En caso contrario, estos conceptos podrán ser rechazados por la autoridad tributaria.
Riesgo de Sanciones
El incumplimiento de esta normativa puede conllevar:
- El desconocimiento de costos y deducciones por parte de la DIAN.
- Posibles sanciones por inexactitud o evasión, conforme a lo establecido en el Estatuto Tributario (Arts. 647 y 648).
- Afectaciones en la deducibilidad del IVA y en la utilidad fiscal reportada.
Recomendaciones para Empresas y Comercios
- Verifique el cumplimiento de su proveedor POS respecto a la emisión del Documento Equivalente Electrónico POS y su validación ante la DIAN.
- Capacite al personal operativo sobre la necesidad de identificar al cliente en las ventas que servirán como soporte fiscal.
- Conserve los documentos electrónicos validados para sustentar costos y deducciones ante eventuales fiscalizaciones.
- Actualice los procedimientos contables y de facturación según las directrices del sistema de facturación electrónica en Colombia.
Conclusión
La implementación del Documento Equivalente Electrónico POS constituye un paso crucial en la modernización del sistema tributario colombiano. Para que los tiquetes emitidos por comercios, restaurantes y otros puntos de venta sean válidos como soporte de impuestos descontables y deducciones, deben cumplir estrictamente con los lineamientos de la DIAN y permitir la plena identificación del comprador.
El no acatar esta normativa puede derivar en sanciones y pérdidas fiscales para las empresas, por lo que es fundamental hacer una correcta implementación y seguimiento.
Fuentes consultadas:
- DIAN – Resolución 000165 de 2023
- Decreto 358 de 2020
- Resolución 000042 de 2020
- Estatuto Tributario Nacional
- INCP, Consultor Contable, Actualícese, siemprealdia.co
Concepto Final – RIO CONSULTORES
En RIO CONSULTORES consideramos que la transición hacia el Documento Equivalente Electrónico POS representa una herramienta clave en la lucha contra la evasión fiscal y en el fortalecimiento de la trazabilidad contable. Esta obligación normativa no solo tiene implicaciones formales, sino también estratégicas para las empresas, que deben adaptar sus procesos internos y tecnológicos con enfoque preventivo y cumplimiento oportuno.
Recomendamos a nuestros clientes:
- Evaluar sus sistemas de facturación y POS para verificar su alineación con los requisitos de la DIAN.
- Formalizar políticas internas de identificación del comprador cuando las operaciones sean destinadas a soportar efectos fiscales.
- Adoptar un enfoque proactivo frente a los riesgos tributarios derivados del desconocimiento de costos, deducciones e impuestos descontables.
Desde nuestra firma, reafirmamos nuestro compromiso con el acompañamiento técnico y normativo en la implementación efectiva de esta obligación fiscal.
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