Contratos que se deben registrar ante la DIAN: Requisitos y Trámites
En el ámbito de la importación de tecnología y la gestión de contratos asociados, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) establece una serie de requisitos y procedimientos que deben ser cumplidos. A través de la Resolución 062 de 2014, se definen los tipos de contratos que requieren registro ante la DIAN, así como los trámites y documentos necesarios para dicho registro.
Contratos de Importación de Tecnología:
De acuerdo con la DIAN, los contratos de importación de tecnología que deben registrarse son los siguientes:
• Contratos de licencia de tecnología.
• Contratos de licencia de marcas.
• Contratos de licencia de patentes.
• Contratos de asistencia técnica.
• Contratos de servicios técnicos.
• Contratos de ingeniería básica.
• Otros contratos tecnológicos.
Sin embargo, los contratos de licencia de distribución o de uso de software y los contratos de licencia de propiedad literaria, artística y científica no se deben presentar para registro, ya que están amparados por el Derecho de Autor según la Ley 23 de 1982.
Excepciones al Registro:
No serán objeto de registro los contratos de importación de tecnología que contengan las siguientes cláusulas indicadas en los parágrafos 1° y 2° del artículo 2° del Decreto 259 de 1992:
• Cláusulas que permitan a la empresa vendedora de tecnología o concedente del uso de una marca fijar los precios de venta o reventa de los productos elaborados con dicha tecnología.
• Cláusulas que obliguen al comprador de tecnología a transferir al proveedor los inventos o mejoras obtenidas mediante el uso de la tecnología.
• Cláusulas que prohíban o limiten la exportación de productos elaborados con la tecnología, el intercambio subregional o la exportación a terceros países.
Documentos Necesarios para el Registro del Contrato:
El contrato a registrar debe contar con los siguientes documentos que soporten la solicitud:
1. Contrato Original: Debe contener los elementos legales de un contrato: identificación de las partes, firma de las partes, vigencia, cláusulas, objeto, entre otros.
2. Cumplimiento de Requisitos del Decreto 259 de 1992:
o Identificación de las partes con expresa consignación de su nacionalidad y domicilio.
o Identificación de las modalidades de transferencia de tecnología.
o Valor contractual de cada uno de los elementos involucrados.
o Determinación del plazo de vigencia.
3. Idioma del Contrato: El contrato debe estar en idioma castellano o, si está en otro idioma, debe presentarse su correspondiente traducción oficial.
4. Certificación de Registro de Marca y/o Patente: En caso de licenciar la explotación de Derechos de Propiedad Industrial, debe incluir:
o Certificación expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio o entidad equivalente.
o Certificación que conste la vigencia, titularidad y clase de la(s) marca(s) y/o patente(s) objeto del contrato.
Requisitos para Solicitar el Registro:
1. Inscripción en el RUT: El solicitante debe estar inscrito en el Registro Único Tributario (RUT).
2. Domicilio o Representación Legal en el País: El solicitante debe estar domiciliado o tener representación legal en Colombia.
3. Solicitud de Registro: La solicitud debe contener la siguiente información:
o Datos generales del solicitante (nombre, razón social, identificación y ubicación).
o Especificación de la modalidad de transferencia de tecnología.
o Valor de los elementos del contrato en dólares americanos (USD).
o Información del contrato (título, objeto y vigencia).
o Información del proveedor del servicio o contratista en el exterior (ubicación e identificación).
o Manifestaciones bajo gravedad de juramento sobre la veracidad de la información presentada.
o Compromisos del solicitante al registrarse el contrato.
o Relación de documentos soporte de la solicitud.
Presentación de la Solicitud de Registro:
La solicitud debe ser diligenciada, firmada digitalmente y enviada a través del Servicio Informático Electrónico Registros, Autorizaciones y Certificaciones (Formulario 020). Una vez firmada, el sistema indicará que la solicitud ha sido enviada y quedará en espera de los documentos soporte. Estos documentos deben cargarse al momento de firmar digitalmente la solicitud o dentro de los diez (10) días hábiles siguientes.
Formalización de la Solicitud de Registro:
Finalizada la presentación de la solicitud, la DIAN efectuará su formalización en el Formato 1638, indicando el resultado de la siguiente manera:
• Contrato de Importación de Tecnología Registrado: Será registrado una vez verificado el cumplimiento de los requisitos establecidos.
• Contrato de Importación de Tecnología no Registrado: No será registrado si no cumple con los requisitos. En este caso, se informará el motivo y el solicitante podrá presentar una nueva solicitud subsanando las deficiencias.
Registro del Contrato de Importación de Tecnología:
Efectuada la formalización, el registro del contrato quedará disponible en el Servicio Informático Electrónico Registros, Autorizaciones y Certificaciones, identificándose con un número de registro consecutivo y asociado al NIT de la organización.
En caso de modificaciones o adiciones al contrato registrado, se deberá presentar una nueva solicitud y solicitar la terminación voluntaria del contrato anterior.
Para más información o asesoría personalizada, no duden en contactarnos.
Atentamente,
El equipo de RIO CONSULTORES SAS.
Redactado por
Ricardo A. Castañeda Monroy
Editor
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